1/ Administration

QA-01. Est-on bien sûr que le service BArt est rentable dès le premier distributeur ?

On constate bien que BArt est rentable pour le Fabricant dès le premier Distributeur : fini les multiples ressaisies, les risques d’erreurs, la mise en forme fastidieuse pour suivre les consignes du distributeur…

Le gain s’accroît évidemment par la suite, quand le Fabricant réutilise l’information produit pour d’autres matrices distributeurs.

Un test réel a été réalisé fin 2016 avec Le Comptoir de Picardie et Leroy-Merlin pour renseigner plusieurs fichiers REM et envoyer des photos renommées au code LMF : 2,5 jours de saisie sans BArt, 1h20 avec BArt.

La version actuelle de BArt ferait beaucoup mieux encore !

QA-02. TELAMON propose-elle d’autres services ?

TELAMON s’est concentrée sur les services BArt, leur diffusion rapide, et les suggestions issues du terrain. Tous les services exposés sont inclus dans l’offre BArt standard.

Cette offre standard vise le traitement des matrices des distributeurs (produits x champs) : traduction des demandes, alimentation en data, mise en forme et envoi au distributeur.

Certains besoins complémentaires ont été déjà exposés à TELAMON et sont en cours de réalisation ; ils seront disponibles rapidement sous forme d’options économiques.

TELAMON est évidemment intéressée par ces compléments, d’autant qu’ils se situent dans le droit fil de sa technologie. Par exemple :

  • Matrice Produit (certains distributeurs veulent un onglet par produit) ;
  • Fiche Technique (utiliser l’information produit pour produire sa fiche technique) ;
  • Accélérer et fluidifier la diffusion de Fiches de données de sécurité (FDS) à jour…

QA-03. BArt n’est pas seul ?

En effet, au fil des années on ne compte plus les projets sur l’information article.

BArt a choisi avec des Fabricants et des Distributeurs pilotes une approche services simple, fluide de bout en bout, et qui prend en compte les besoins concrets, réels, des Fabricants comme des Distributeurs, petits ou grands.

Avec un retour sur investissement rapide, concret et indiscutable. En production depuis plus d’un an chez des Fabricants reconnus.

BArt entend bien s’imposer sous l’angle des résultats, avec son expérience métier, son support métier toujours disponible, ses méthodes agiles, et sa technologie ultra innovante, bien rodée (zéro panne en production depuis 2014).

Autres atouts majeurs, un modèle économique soft cost fondé sur la qualité, et l’absence d’interférence avec le geste métier et l’IT, aussi bien côté Fabricant que Distributeur.

QA-04. La redevance BArt n’est pas assez chère !

L’abonnement forfaitaire vous met à l’abri de toute mauvaise surprise : le volume, le stockage, le nombre de Matrices Distributeurs, et le nombre d’utilisateurs sont illimités.

Cet abonnement est fixé selon l’utilisation réelle, nombre de références ou CA, au plus favorable des deux pour le Fabricant. Il inclut la fourniture des évolutions fonctionnelles de BArt, en compatibilité ascendante.

Incluse également la mise à jour des formats des Matrices Distributeurs mis à disposition dans BArt au gré de leurs évolutions. Mais aussi un Support disponible et réactif.

QA-05. Quel est le périmètre géographique de BArt ?

Le contrat BArt ne formule aucune hypothèse sur le nombre de références produits, que le Fabricant ait 100, 1.000, 10.000 références, ou plus. Le contrat est signé avec le Fabricant pour tous ses produits, dans le périmètre de l’Union Européenne.

Ensuite interviennent les questions juridiques et réglementaires, l’autonomie des filiales, BArt s’adaptant en souplesse à tous les cas de figures.

QA-06. BArt est-il évolutif ?

Les logiciels de BArt évolueront à terme au rythme de deux versions par an, de façon transparente pour l’utilisateur, grâce à la compatibilité ascendante.

Pendant toute la phase de montée en régime de BArt, les versions se succèdent à un rythme plus soutenu, tous les mois ou tous les deux mois.

Les contenus de BArt évoluent quant à eux au rythme de votre stratégie commerciale : nouveaux référencements, nouvelles gammes de produits… Vous êtes autonomes pour enrichir vos contenus : nouveaux onglets dans les matrices Distributeurs, créer des Items pour gérer des champs nouveaux ou des attributs nouveaux dans les champs existant…

QA-07. Je voudrais faire un test sans m’engager

C’est bien l’esprit de Telamon : satisfaction client et paiement à l’usage.

Vous souscrivez un contrat de fourniture de services dans l’esprit du mode SaaS : logiciel, mais aussi son installation, l’infrastructure informatique et son exploitation 24/7, support et formation par une équipe dédiée. Utilisez ; BArt et Telamon se chargent du reste.

Le contrat est à durée indéterminée, sans engagement de durée : le Fournisseur peut le résilier à tout moment sans avoir à se justifier. Le contrat permet de protéger vos données.

2/ Collecte amont

QC-01. Comment rassembler simplement toute mon information produit ?

BArt est conçu pour ne pas interférer avec le SI du Fabricant :

  • Toute information utile du SI (ERP…) peut être chargée, au plus simple pour le Fabricant ; les interfaces sont alors prises en charge par Telamon ;
  • L’information est aussi issue d’autres sources (Logistique, Marketing…) via des fichiers xls que BArt sait charger automatiquement.

Enfin le Service commercial ajuste et valide la collecte via l’appli BArt.

QC-02. Faut-il créer une base produits avant d’utiliser BArt ?

Vous remplissez déjà les matrices des distributeurs et allez pour cela collecter en interne toute l’information produit nécessaire. Sans rien changer à vos gestes métier, BArt est opérationnel dès à présent, avec vos sources de données actuelles :

  • BArt sait charger toute source d’information interne existante ;
  • Vous pouvez aussi « amorcer » BArt avec la dernière matrice renseignée pour un distributeur. BArt mémorisera l’information produit pour s’en resservir le moment venu avec ce distributeur ou un autre. Tout simplement magique !

BArt va devenir petit à petit votre base produits « commerciale », pour vous aider à répondre simplement et rapidement aux demandes de n’importe quel distributeur.

Le Service Commercial entretient parfois sa propre base de données, souvent xls, ce qui lui prend beaucoup de temps. BArt remplace avantageusement cette base.

QC-03. À quelle fréquence alimenter BArt ?

BArt comporte deux process bien distincts :

  • Répondre à une matrice distributeur, avec un délai souvent imposé ;
  • Mettre à jour votre base commerciale, à votre initiative.

Lorsqu’une demande de Distributeur comporte des colonnes ou des exigences nouvelles, BArt vous les signale pour vous aider à cibler votre travail.

Mais, de plus en plus, vous aurez intérêt à anticiper, à vous tenir prêts à répondre à toute sollicitation avec une information produit complète et de qualité.

Aux distributeurs viennent s’ajouter les pure players. Tous ont la volonté de qualifier leur information produit et comptent s’appuyer sur leurs fournisseurs pour réaliser ce travail. Il ne s’agira plus seulement de remplir une matrice, mais de proposer des contenus enrichis data ou media. BArt est conçu pour vous y aider.

Cette pression de la distribution, mais aussi l’évolution réglementaire affectant certains types de produits, tout ceci conduit à avoir toujours plus de colonnes à renseigner.

Il y a aussi vos nouveaux produits, une nouvelle gamme… ce qui accroît le nombre de lignes à gérer dans votre base, cette fois à votre initiative.

Vous restez maître de vos données en toutes circonstances et chargez vos fichiers internes, data ou médias, comme bon vous semble, quel que soient leur nombre ou leur format.

QC-04. Comment charger deux fichiers avec des désignations d’articles différentes ?

Vous pouvez charger pour un produit autant de variantes de champs que nécessaire, sans limitation. C’est d’ailleurs un grand principe de BArt : aucune limitation, d’aucune sorte. Car la distribution est synonyme de toujours plus de…

Dans le portail BArt, vous choisirez ensuite les champs qui conviennent au distributeur : désignation commerciale, désignation marketing, descriptif en 40 ou 20 caractères, avec ou sans ponctuation, etc.

QC-05. Saurai-je réaliser mes interfaces ?

Vos données techniques, logistiques, marketing, commerciales, sont issues de votre SI, de tableurs, PDF, photos ou multimédia… Quelles que soient ces sources, BArt sait charger l’intégralité de votre information produit.

Vous pouvez aussi améliorer ces données directement dans le portail BArt.

Un dispositif simple, rapide, ergonomique, permet à l’utilisateur d’être autonome s’il le souhaite. Le côté Distributeur est largement pris en charge par le standard BArt.

Le côté Fabricant peut aussi être géré avec des demi-interfaces DIF en lien avec les composants du SI. Dans ce cas un entretien téléphonique avec la DSI suffit, car tout est fait pour ne pas interférer avec le SI et répartir la charge de travail au maximum sur Telamon qui est bien outillé pour cela.

QC-06. Je change d’ERP : je dois donc attendre ?

Vous n’avez pas attendu BArt pour échanger de l’information produit avec vos clients, et une boucle data est établie entre vos clients et vous.

Le business n’attend pas, et vos clients non plus ! Les demandes de data s’enchaînent ; il serait dommage de se priver d’un outil puissant et de ses avantages immédiats.

BArt est conçu pour ne pas interférer avec le SI corporate. Les principales entrées internes ou externes sont des fichiers plats, xls, des photos, des PDF… L’impact d’un changement d’ERP est minime. Cela peut se faire à tout moment sans perturber l’exploitation de BArt.

QC-07. Ayant déjà un PIM, nous n’avons pas besoin de BArt

PIM et BArt ne sont pas concurrents, mais bien au contraire complémentaires, aussi bien chez le Fabricant que chez le Distributeur.

Le PIM complète l’ERP dans la gestion de l’information produit, dans une logique interne, pour améliorer sa complétude et sa qualité :

  • Le Fabricant raisonne fabrication, avec son vocabulaire, ses unités, sa culture propres. Il vend son produit à n Distributeurs ; la principale chose qui peut changer c’est le prix ! Le PIM est parfois en compétition avec le PLM ;
  • Le Distributeur pense marketing, avec son vocabulaire, ses unités, sa culture propres.
    Il source son produit auprès de N Fabricants qu’il compare et challenge ; chaque article a ses caractéristiques propres, mais chaque colonne du produit est unique.

On voit bien que les logiques, les besoins sont très éloignés, ce qui engendre le besoin de traduire, de convertir les unités, d’apparier les échanges entrants et sortants. Voilà bien la problématique complexe à laquelle BArt entend apporter une réponse métier standard.

3/ Remplir les matrices

QR-01. Partir d’une page blanche est difficile. Pourriez-vous nous guider ?

Les échanges de data entre les distributeurs et vous sont bien établis ; on ne part pas d’une page blanche. BArt est juste là pour vous aider, sans rien changer à vos gestes métier, ni ceux des distributeurs d’ailleurs. Quelques conseils :

  • Attendez la prochaine demande (matrice) distributeur ;
  • Commencez par charger votre dernière réponse à ce distributeur. BArt dispose pour cela des éléments standard nécessaires. La base BArt est prête ;
  • Charger la nouvelle demande du distributeur et traitez la selon ses consignes. Au moindre doute, n’hésitez pas à contacter le support BArt qui est conçu pour ce genre d’appel. Ce sera beaucoup plus facile pour vous ensuite ;
  • Si une nouvelle colonne est apparue dans la nouvelle matrice, vous pouvez être amené à collecter l’information manquante en interne (cf. collecte amont) ;
  • Ajuster au besoin dans BArt les liens entre la demande et votre information interne. Vérifier les contenus ; valider, puis exporter la matrice remplie : BArt se charge des traductions, des conversions et de la mise en forme ;
  • Envoyer la matrice complétée au distributeur. Bien en entendu, toute matrice est inutile quand le distributeur dispose de BArt Data ;

BArt mémorise l’information produit utilisée, dans votre vocabulaire, vos unités…
Cette information est prête pour une nouvelle demande distributeur, quel qu’il soit.

QR-02. Les colonnes de la matrice s’appellent Champ1, Champ2… Les consignes du distributeur sont dans un autre fichier ?

Si vous avez déjà réalisé ce travail avec le distributeur, BArt a mémorisé l’information produit dont vous aurez besoin, mais aussi les formats et consignes du Distributeur. Ainsi, grâce au portail BArt, vous pourrez en quelques clics ajuster et envoyer l’information demandée au distributeur.

Si la demande est réellement nouvelle, BArt vous aide à préparer format et consignes, à moins que vous ne préfériez laisser Telamon le faire la première fois, avant d’ajuster les contenus et de poster votre réponse.

QR-03. Comment convertir les mesures selon le souhait du distributeur ?

BArt convertit automatiquement les unités, en entrée comme en sortie, pour que vous puissiez travailler en permanence dans les vôtres, sans rien changer à vos habitudes.

Supposons que le Distributeur travaille en mètres (norme ISO). Vous travaillez toujours en millimètres comme c’est l’usage dans votre métier, la plomberie. Vous préparez donc votre réponse en millimètres dans la base BArt interne, et c’est BArt, lors de l’envoi, qui convertit les dimensions en mètres pour satisfaire le Distributeur.

De même si le client souhaite une présentation spécifique de la mesure en H x L x l ou en L x H x l. BArt travaille par ailleurs sur des normes particulières comme le Data pack.

QR-04. Peut-on avoir dans BArt le code article du distributeur ?

BArt sait charger en standard toute source externe, y compris une demande distributeur exprimée sous forme de matrice, par exemple une liste d’articles avec le code propre au client afin que celui-ci lui soit renvoyé en regard de votre information produit.

Le nombre de colonnes possibles pour un produit est illimité. Fabricant et distributeur ont chacun leur nomenclature et leurs codifications propres, et c’est un facteur important de fiabilité des échanges que de les avoir toutes deux pour un produit.

4/ Sécurité – Confidentialité

QS-01. Mes données sont-elles bien protégées ?

Les données du Fabricant sont hébergées dans un espace privatif qui lui est strictement réservé dans l’un des datacenters lyonnais de TELAMON sécurisés au mieux des dernières avancées dans ce domaine (documentation détaillée sur demande).

L’accès à la base BArt n’est possible que via le portail, lui-même sécurisé par un login et un mot de passe géré par vos soins. La sécurité évolue en permanence pour contrer les nouvelles menaces. Tout est tracé selon les dernières possibilités technologiques.

Le Fabricant reste toujours maître de ses données et choisit en toute liberté les produits et l’information exacte qu’il souhaite adresser au Distributeur.

QS-02. Les droits des utilisateurs sont-ils paramétrables ?

La gestion des droits est native dans la technologie Bus_Data® de TELAMON. Le portail BArt prévoit en standard plusieurs types d’accès, par profil :

  • Admin pour gérer l’installation BArt ;
  • Informatique pour les liens avec le SI ;
  • Manager pour certaines validations ;
  • En lecture seule…

Plusieurs services du Fabricant contribuent à élaborer l’information produit. Un service peut, s’il le souhaite, se réserver la création et la modification de l’information dont il a la responsabilité. Tel autre service ne verra que l’information qui l’intéresse…

Paramétrer les profils d’utilisation et les droits associés fait partie des services inclus dans BArt, en particulier à l’initialisation.

QS-03. Comment est garanti le niveau de service ?

Le contrat garantit au Fabricant (engagement de niveau de service SLA) un haut niveau de disponibilité dans des datacenters lyonnais sécurisés, la confidentialité, la sécurité, l’intégrité et la réversibilité de ses données.

Telamon peut bien entendu détailler ces points et son expérience. Aucun incident n’a été relevé en production depuis les débuts du service BArt en avril 2016.

La supervision de l’exploitation bénéficie de l’expérience accumulée depuis des années en environnement sensible comme les appros magasins.

Telamon s’engage à maintenir la disponibilité des données à son meilleur niveau :

  • Deux datacentres certifiés tiers 3+ en région lyonnaise
    pour une redondance réseau et électrique performante ;
  • L’ensemble des données est sauvegardé au moins une fois par jour,
    en local ET sur un site distant.

QS-04. Un Distributeur peut-il se connecter à ma base ?

Vos données sont confidentielles. Vous seul avez accès à votre espace BArt.

Aucun client n’a accès aux bases BArt, même indirectement : les distributeurs qui ont souscrit un abonnement à BArt Data accèdent à une base physique totalement distincte, alimentée par nos soins avec vos envois, selon vos consignes, sur des serveurs distincts.

5/ Utilisation

QU-01. Qu’est-ce que la Boucle data ?

Sans attendre BArt, une boucle data est déjà bien établie avec les échanges de données entre le Fabricant et ses distributeurs:

  • D’une part les demandes d’information produit et consignes envoyées
    par le Distributeur sous forme principalement de matrices xls ;
  • D’autre part le retour de l’information mise en forme par le Fabricant
    dans ces matrices pour répondre à la demande du Distributeur.

BArt aide le Fabricant à maîtriser rapidement son information commerciale produit et à fluidifier la boucle data avec chaque Distributeur.

QU-02. Certains distributeurs demandent un différentiel entre deux listes en cours d’année. BArt permet-il de répondre ?

Absolument. BArt gère l’information en date et historise toutes les sorties d’information – pour assurer la traçabilité – avec la capacité de reproduire un ou n envois, comme de faire ressortir automatiquement les différences entre deux listes de produits sélectionnées.

Cette fonction peut aussi vous permettre d’ajuster votre stratégie commerciale.

QU-03. BArt permet-il de renommer un fichier multimédia avec la référence demandée par le distributeur ?

BArt propose une gestion complète du multimédia, à l’instar des data structurées, et porte un soin particulier au libellé du fichier d’envoi, souvent spécifié par le Distributeur.

BArt sait faire le lien entre vos références et celles du Distributeur. Les fichiers multimédia d’un produit peuvent alors être facilement renommés selon la demande du Distributeur.

QU-04. BArt permet-il de suivre les fiches partiellement renseignées ?

BArt sait évaluer la qualité de remplissage d’une fiche produit selon divers critères : champs obligatoires, rendus obligatoires par tel ou tel distributeur, format et plage de valeurs d’une colonne…

La cotation sera visible dans BArt (évolution à venir) afin d’organiser le travail ou de filtrer les envois aux clients.

QU-05. Quel est le délai pour obtenir des données chargées au format du Client ?

La matrice du distributeur est probablement déjà dans BArt standard.

Si elle est nouvelle, c’est que vous êtes le premier Fabricant BArt à la recevoir. Dans ce cas, communiquez-la à TELAMON , avec vos instructions. BArt standard sera complété et vous pourrez le jour même exporter vos données au bon format.

Avec un peu d’habitude, vous disposez de tous les leviers pour réaliser vous-même ce travail. La mise en forme des data au format du client prend moins d’une heure, hors nouveautés : nouvelles colonnes, nouveaux produits…

QU-06. Le client demande une saisie dans son portail dédié. Comment répondre ?

Le Distributeur qui fonctionne de la sorte peut mettre à disposition une API ou un webservice pour recevoir votre information produit directement extraite de la base BArt. On évite ainsi une ressaisie risque d’erreur et perte de temps. Dans l’intérêt de tous.

TELAMON peut vous aider dans cette démarche auprès du Distributeur.

Cependant on voit aussi apparaître de plus en plus de matrices à remplir envoyées par des distributeurs qui avaient beaucoup insisté pour une saisie dans leur portail dédié.

QU-07. Puis-je utiliser BArt pour mes services internes ?

BArt permet d’exporter et de mettre en forme votre information produit non seulement pour les clients mais aussi pour vos besoins internes. Vous pouvez par exemple :

  • Établir des listes de produits proposés à un client pour préparer un entretien commercial ;
  • Télécharger une fiche technique, une fiche produit, un visuel, etc.

QU-08. Puis-je disposer de mes données à tout moment ?

Bien sûr, le service est accessible 24/7. BArt est disponible à tout moment pour tout besoin du Fabricant et devient sa référence pour l’information « commerciale » produit.